Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

A disponibilidade dos convidados se baseia em suas programações de tempo livre e nas entradas em suas agendas.

Procedimento

1. Ao agendar uma reunião ou anúncio de evento, adicione convidados e reserve salas ou recursos.

2. Clique na guia Encontrar horários disponíveis perto do botão de convite.

3. Utilize um dos seguintes procedimentos:

• Clique em Detalhes e arraste a barra de tempo para um horário. Se a barra de horários estiver verde, todos os convidados estão disponíveis durante o horário realçado. Se a barra de horários estiver rosa, nem todos os convidados estão disponíveis durante o horário realçado. Se a barra de horários estiver cinza, não há informações de horários livres disponíveis. (Os convidados cujo horário livre não estiver disponível ou estiver restrito serão considerados disponíveis no cálculo de quem pode participar da reunião que está sendo programada.)
• Ou clique em Resumo para fazer com que o programador sugira horários para a reunião.

Se não houver horários em que todos estejam disponíveis

Você pode excluir um convidado, o grupo de convidados, uma sala ou recursos, para encontrar um horário em que a maioria esteja disponível. Se você usar Resumo, poderá ver se pelo menos 75%, 50%, ou todos os participantes necessários poderão participar.

Procedimento

• Para excluir um convidado, grupo, sala ou recurso, desmarque a caixa de seleção ao lado do convidado, do grupo, da sala ou dos recursos. Por exemplo, para excluir todos os convidados opcionais, desmarque a caixa de seleção ao lado de Opcional.
• Para ver quando um subconjunto de convidados está disponível, clique em Resumo, clique em Verificar se todos os necessários podem atendere selecione uma opção.

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